Jawapan Tersimpan (Saved Replies)

Jawapan tersimpan — juga dikenali sebagai canned replies — ialah templat mesej yang telah ditulis siap untuk membolehkan ejen memberikan jawapan pantas kepada soalan yang sering ditanya.
Ia membantu menjimatkan masa, memastikan mesej konsisten, dan mengurangkan kesilapan komunikasi.

Mencipta Jawapan Tersimpan Baharu

Anda boleh mencipta jawapan untuk kegunaan peribadi atau berkongsi dengan seluruh pasukan atau kumpulan ejen tertentu.

Jawapan boleh dicipta melalui:

• Halaman Saved Replies di papan pemuka atau kawasan admin

• Dialog Saved Replies di halaman perbualan

Jika anda mencipta dari halaman perbualan, jawapan baru akan mengambil terus kandungan yang ada dalam reply composer, termasuk lampiran.

Langkah-langkah untuk mengkonfigurasi jawapan baharu:

1. Tetapkan Keterlihatan (Visibility)

Pilih sama ada jawapan adalah:

• Shared (Dikongsi): Dilihat oleh semua ejen

• Private (Peribadi): Hanya dilihat oleh anda

2. Nama

Berikan nama ringkas dan mudah dicari untuk jawapan tersebut.
Contoh: "Arahan Tetap Kata Laluan"

3. Kumpulan (Pilihan)

Jika anda mahu jawapan ini hanya boleh diakses oleh kumpulan tertentu seperti Billing atau Technical Support, pilih kumpulan berkenaan dalam menu dropdown.

4. Teks Jawapan (Reply Text)

Tulis mesej lengkap yang ingin disimpan.
Jika dicipta dari halaman perbualan, teks dan lampiran sedia ada akan dimasukkan secara automatik.

5. Tag (Pilihan)

Tambah tag yang akan diaplikasikan secara automatik kepada perbualan setiap kali jawapan ini digunakan.
Ini amat berguna untuk tujuan penjejakan dan laporan.

6. Simpan

Klik Save apabila semuanya siap.

Mengurus Jawapan Tersimpan

Halaman utama Saved Replies di papan pemuka atau kawasan admin memberikan paparan keseluruhan semua jawapan yang tersedia.

Pada halaman ini, anda boleh melakukan pelbagai tindakan:

1. Cari dan Tapis

Gunakan bar carian untuk mencari jawapan berdasarkan nama atau kandungan.
Klik butang Filter untuk menapis berdasarkan pemilik atau kriteria tertentu.

2. Edit Jawapan

Klik ikon pensel di hujung kanan baris jawapan tersebut untuk mengubahnya.

3. Padam Jawapan

Klik ikon tong sampah untuk memadam jawapan tersebut secara kekal.

Menggunakan Jawapan Tersimpan dalam Perbualan

Menggunakan jawapan yang telah disimpan sangat mudah dan direka untuk mempercepatkan kerja ejen.

Semasa membalas perbualan pelanggan:

1. Klik butang Saved Reply (#)
   atau gunakan pintasan Ctrl + K

2. Pilih jawapan yang ingin digunakan.

3. Jawapan tersebut akan dimasukkan ke dalam ruang penyusun balasan (reply composer) pada kedudukan kursor.

4. Sebarang lampiran dan tag yang dikaitkan dengan jawapan tersebut juga akan ditambahkan secara automatik ke perbualan.